Ya hemos analizado en otras ocasiones qué es un CRM y el rendimiento que ofrece a las organizaciones del Tercer Sector. Sabemos también que, cuando el software es de código abierto, los beneficios se multiplican. Su entorno colaborativo, su flexibilidad y sus mejoras continuas resultan ideales para gestionar el tipo de trabajo que desarrollan estas entidades.
No obstante, es importante puntualizar un aspecto que puede llevar a confusión. ¿Son lo mismo los CRM open source que los CRM gratuitos? ¿Qué se debe tener en cuenta para elegir el más apropiado según cada organización? Descubre todas las claves a continuación.
Qué es un CRM gratuito y diferencias con un software open source
Cuando hablamos de CRM gratuito, nos referimos a un software cuyo uso no implica un desembolso para el usuario. Sin embargo, a veces esto trae consigo restricciones que lo hacen poco recomendable para entidades de cierto tamaño o que estén creciendo.
Un CRM gratuito puede limitar una o varias de las competencias más importantes de este tipo de software, como los contactos, la capacidad de almacenamiento o el número de usuarios. En ocasiones, tampoco permite desarrollar funciones clave para las organizaciones. Además, en muchos casos se trata de CRM que no autorizan la modificación libre de su código ni la adaptación a las necesidades específicas de cada usuario.
En este punto es donde se encuentra la principal diferencia con los CRM de código abierto, en los que cualquier persona que trabaje con ellos puede adaptar la estructura de su código a sus necesidades. Se trata de soluciones con una enorme flexibilidad, dado que el usuario puede modificar el código fuente, y que cuentan con una comunidad que gestiona su uso y mejoras.
Por tanto, también suelen considerarse CRM gratuitos, ya que su propia filosofía indica que ningún usuario puede restringir su distribución ni su uso. Ahora bien, eso no quiere decir que no impliquen un coste para las organizaciones: se trata de softwares complejos que exigen contar con el apoyo de desarrolladores profesionales, capaces de implantarlos y sacarles el máximo partido según las necesidades de las organizaciones.
¿Qué tener en cuenta para elegir un CRM en el Tercer Sector?
Existen muchos tipos de CRM y la decisión de escoger entre uno u otro depende de muchas variables. Normalmente, los softwares de código abierto con una licencia gratuita son los que, a partir de su filosofía colaborativa y flexibilidad, se adaptan mejor a las organizaciones del Tercer Sector. En cualquier caso, es conveniente que cada entidad analice sus particularidades y necesidades antes de apostar por el CRM que optimizará su labor. Algunos de los aspectos clave en este proceso de decisión son los siguientes:
- Tamaño de la organización y sus previsiones de crecimiento. Apostar por un CRM que facilite la escalabilidad y sea flexible para adaptarse a incrementos de donaciones o al crecimiento asociado a nuevas campañas es fundamental para agilizar la gestión. Un software de este tipo debe estar capacitado para administrar las oportunidades que se persiguen en cada estrategia.
- Tipo de funciones de la entidad. ¿Qué clase de eventos se llevan a cabo en la ONG? ¿Cómo son las campañas de captación de fondos? ¿Cuáles son las estrategias de marketing digital que se realizan? El CRM elegido debe dar cobertura a cada una de las acciones previstas para fidelizar a los donantes y colaboradores ya existentes, así como para atraer a nuevas personas interesadas.
- Necesidades en la gestión de donantes, colaboradores y fondos. Muchos CRM gratuitos aceptan un número limitado de contactos. Aunque la entidad sea pequeña, siempre es positivo apostar por un software que, en el caso de que se produzca un incremento significativo de colaboradores, permita seguir ofreciendo todos los servicios. Cualquier cambio obligado de solución tecnológica a causa de las nuevas necesidades implica superar una curva de aprendizaje de la herramienta, lo que se traduce en una reducción de la productividad.
- Facilidad de uso y apoyo técnico. Aprender a usar un CRM y sacarle el máximo partido puede llevar un tiempo en el que los responsables dejarán de hacer sus tareas habituales. Cuanto más sencillo sea, mucho mejor para todos. Un punto muy importante es disponer de un soporte técnico que evite la paralización ante cualquier problema.
- Presupuesto. Contar con un software de código abierto implicará un desembolso para la implementación y el mantenimiento del CRM. Sin embargo, este gasto debería contemplarse como una inversión, ya que la agilidad en la gestión y la automatización de tareas supondrán a medio plazo un ahorro significativo, lo que beneficiará a los resultados globales de la organización. A veces, los CRM gratuitos con limitaciones pueden salir caros.
CiviCRM, una opción que cumple con todos los requisitos
Encontrar un software que reúna todas las características que exige la gestión de una ONG no es tarea fácil. Por ello, lo mejor es apostar por una solución que esté especialmente diseñada para resolver las necesidades del Tercer Sector. CiviCRM es un ejemplo magnífico.
Sus funciones abarcan prácticamente toda la administración de estas organizaciones y ofrece un uso sencillo, fiabilidad, mejora continua y el apoyo de una comunidad de desarrolladores propia. Además, la prolongada colaboración de éxito entre iXiam y CiviCRM garantiza que la implementación, las necesidades de la entidad y el mantenimiento estén siempre cubiertos. Entre sus principales funciones se encuentran:
- Gestión de contactos. Registra todas las actividades de los usuarios, desde las donaciones o contribuciones hasta las interacciones con la entidad por cualquier canal. Con el apoyo de los especialistas, el CRM se puede integrar en cualquier página web y facilita el seguimiento en todas las que se creen para eventos de la organización.
- Campañas. Todas las acciones especiales que se llevan a cabo quedan registradas, al igual que las interacciones de los usuarios con ellas.
- Contribuciones. Cada una de las aportaciones de los distintos tipos de participantes se registran y se automatizan los pagos y los sistemas en que se realizan los mismos.
- Informes. Consultar visualmente todos los datos generados en la relación de los colaboradores con la organización es esencial para valorar su situación y establecer una previsión a medio y largo plazo. CiviCRM elabora informes que facilitan la visión global de la situación, comprensibles para cualquier miembro de la entidad.
- ¿Quieres saber más sobre los CRM gratuitos y los de código abierto? ¿Buscas llevar a tu organización a un nuevo nivel de gestión con la tecnología open source más puntera? En iXiam podemos ayudarte. Rellena este formulario y te explicaremos cómo alcanzar tus objetivos juntos.
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