7 razones para utilizar un CRM como CiviCRM en tu ONG
Uno de los principales activos que tiene un organización del Tercer Sector, ONGs, asociaciones, fundaciones, entidades sin ánimo de lucro, educativas, políticas… son sus contactos. Sin esta figura la organización no puede abordar sus proyectos, y la comunicación con estas personas ya sean asociados, afiliados, voluntarios, donantes, proveedores, trabajadores… es clave para la gestión de la organización.
¿Cuántas bases de datos diferente maneja tu organización? ¿Cuál es el histórico de comunicaciones o mensajes que has tenido con cada persona que integran esas bases de datos? Un CRM (Customer Relationship Management en sus siglas en inglés) es la herramienta necesaria para tener una relación exacta de personas, con sus roles y perfiles definidos, y un histórico de la relación mantenida con cada una de ellas.
El uso de un CRM dentro de las organizaciones facilita el trabajo y ayuda a mejorar la gestión y actividades desarrolladas. Pero hay más razones por los que una ONG debería utilizar un CRM, y si es uno ya orientado a organizaciones del Tercer Sector como CiviCRM, mejor será el proceso. CiviCRM es una solución online y de código abierto orientada a las necesidades particulares de Organizaciones sin ánimo de lucro y del Tercer Sector. Este CRM está pensado para su uso en dicho sector, por lo que los campos de la herramienta y los flujos están orientados a la gestión de contactos y sus relaciones, y no flujos de ventas.
Independientemente del software, ¿para qué es interesante la gestión a través de un CRM?
1. Gestión de contactos: si tienes bases de datos dispersas de diferentes áreas como prensa o socios, un CRM permite unificarlas de forma coherente agrupando contactos y clasificarlos por los criterios que necesites, además de facilitar el trabajo colaborativo entre las diferentes áreas de la organización ya que, por ejemplo, al actualizar un contacto se actualiza para todas las bases de datos.
2. Gestión de actividades y eventos: si organizas eventos, la herramienta permite gestionar su planificación y las acciones relacionadas (invitación, gestión de asistentes, planificación, gestión de entradas, etc.). Un CRM tiene la capacidad de crear campañas de email, segmentar el público objetivo, tener trazabilidad sobre los asistentes o almacenar los datos sobre participación, con el objetivo de disponer de la mayor información disponible que después te ayude a generar nuevas acciones de fidelización o comunicación orientada a los grupos de interés de tu entidad.
3. Comunicaciones: facilita la comunicación con los diferentes perfiles de contactos (asociados, afiliados, voluntarios, donantes, proveedores, trabajadores,…), pudiendo segmentar quién recibe cada comunicación en cada momento, y almacenar en el perfil del contacto qué comunicaciones ha recibido. Existen proyectos con la gestión de comunidades de antiguos alumnos, como el proyecto de la Universidad Autónoma AlumniUAM que gestiona este grupo de interés con CiviCRM.
4. Gestión de campañas: tanto si realizas campañas periódicas como si estás pensando en iniciarlas, con un CRM puedes gestionar tanto la operativa como el análisis. Permite establecer y definir los parámetros de una campaña concreta, el segmento de contactos a la que se dirige, el objetivo y obtener el resultado de la campaña para que te ayuden en la toma de decisiones posteriores.
5. Captación: la inserción de formularios de inscripción a través de la web facilita la captación de potenciales asociados. Gracias a la herramienta se gestiona de forma centralizada la nueva información y la adecuada entrada de nuevos miembros y colaboradores. Entidades como Médicos Sin Fronteras Argentina que, tras el uso de CiviCRM para la captación de fondos y las comunicaciones con sus socios, aumentó la recaudación y fondos disponibles para más proyectos.
6. Gestión económica: con esta funcionalidad se logra automatizar gran parte de la actividad de back-office de las organizaciones, teniendo un mejor control de la actividad económica (cuota de socios, gestión de donaciones, gestión de proyectos, subvenciones,etc.). En el caso de CiviCRM, se integra con RedSys, la pasarela de pagos más aceptada y que facilita los cobros online de entradas para eventos, recepción de donaciones, pago de cuotas, etc. Amnistía Internacional ha colaborado en el desarrollo de esta integración, pero no es el único ya que CiviCRM es fácilmente integrable con pasarelas de pago locales y concretas.
7. Análisis: hay que medir las acciones y actividades que se llevan a cabo. Al recopilar información completa y resultados de las campañas se pueden analizar y medir las acciones, y tomar decisiones basadas en datos objetivos para mejorar la eficiencia en el uso de recursos y selección de actividades más efectivas. En definitiva, utilizar un CRM te permite conectar, gestionar y hacer frente a grandes volúmenes de información y relaciones con tus actuales y potenciales socios y colaboradores de forma ágil y sencilla. La innovación y optimización de los procesos mejora la coordinación para evitar duplicidades de esfuerzos y optimizar la gestión de forma que se tomen decisiones estratégicas que beneficien tu acción social.
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