La vostra organització s’ha adonat que podria beneficiar-se d’utilitzar un CRM. Heu superat les eines pròpies, els fulls de càlcul o les solucions aïllades. Heu trobat CiviCRM, n’heu explorat una demostració i l’heu provat a fons. Heu comparat els vostres objectius amb el que CiviCRM ofereix i teniu raons clares per voler fer aquesta inversió important. Ara bé, com passeu de voler CiviCRM a utilitzar-lo de manera eficaç? CiviCRM no és com altres CRMs propietaris en què només introduïu la targeta de crèdit i us registreu per començar a utilitzar-lo. És un CRM de codi obert que permet flexibilitat i control sobre com s’implementa. I això és part de la seva fortalesa. Teniu opcions. Heu de pensar quin escenari d’implementació funcionarà millor per a la vostra organització. A continuació, es presenten algunes preguntes generals que poden orientar la vostra decisió:

• Habilitats tècniques: Teniu capacitats tècniques internes per gestionar l’administració i el manteniment del sistema de CiviCRM? Hi ha personal amb experiència prèvia en la implementació d’un CRM o de CiviCRM en particular?
• Migració: El procés de migració implica moltes entitats, camps de dades personalitzats i mapatge d’un o més sistemes, o és més bàsic a partir de fulls de càlcul?
• Personalitzacions: La implementació utilitza principalment funcionalitats llestes per utilitzar o requerirà enfocaments personalitzats que incloguin desenvolupament o planificació i execució de configuracions complexes?
• Temps i motivació: Teniu temps i motivació per liderar una implementació?
• Termini: Necessiteu que es llanci aviat o podeu esperar més?

Amb les respostes a aquestes preguntes, hauríeu d’arribar a un d’aquests acords amb un soci de CiviCRM, que analitzarem més a fons més endavant.

1. Dirigit internament
2. Dirigit per un soci de CiviCRM
3. Solució SaaS de CiviCRM

Implementació interna de CiviCRM

Aquí podeu descarregar, instal·lar i configurar CiviCRM pel vostre compte. Seràs 100 % responsable de tots els aspectes del sistema. Si hi ha un problema, us sentireu còmodes depurant-lo i guiant-lo fins a la seva resolució. Haureu de prendre diverses decisions importants que tindran efectes duradors en el futur. Això significa que teniu el temps, l’energia i l’interès. Sou curiós i us guia el procés. Us agrada ser tècnic. En altres paraules, la vostra persona de contacte serà experta en tecnologia, es sentirà còmoda i tindrà voluntat d’aprendre. Si això us sembla interessant, llavors probablement sigui per a vosaltres. Heu fet la diligència deguda i heu prioritzat les funcions “imprescindibles”? Cal assegurar-se que:

• Tenen un abast clarament definit
• Són una part minoritària de la implementació
• Es pot treballar en elles de manera relativament aïllada: cal estar segur que les suposicions i configuracions realitzades s’alinearan amb la forma com un soci de CiviCRM pot dur a terme desenvolupaments futurs.

No cal dir-ho: ningú ho sap tot. En aquest cas, sempre cal tenir un punt d’escalada per quan us quedeu encallats. Un error comú és que les organitzacions vulguin fer-ho tot completament pel seu compte. Quin és el resultat? L’organització sense ànim de lucre pot perdre l’oportunitat d’aprofitar al màxim el seu CRM perquè no pot prendre decisions basades en l’experiència. Un soci de CiviCRM té aquesta experiència i coneixement i, per tant, pot ser un gran aliat en la gestió de CiviCRM. Per a implementacions senzilles, serà menys necessari, però a mesura que evolucioneu amb el programari, probablement voldreu ampliar-lo per fer més i, en aquest punt, caldrà trobar un soci de CiviCRM que us ajudi a abordar aquestes fases addicionals.

Implementació de CiviCRM dirigida per socis

Aquesta opció externalitza la major part del treball a un expert en CiviCRM per instal·lar, configurar i personalitzar CiviCRM en funció de les vostres necessitats i objectius. En particular, per a implementacions complexes, heu de contractar experts que hagin estat en situacions similars anteriorment. Què entenem per complex? A continuació es mostren alguns exemples:

• La funcionalitat llesta per utilitzar no és suficient i es necessiten canvis significatius per configurar-la a través d’extensions de CiviCRM o desenvolupament personalitzat.
• Ampli abast de migració de dades des d’un altre CRM
• Permisos i control d’accés detallats
• Funcionalitat del portal de membres
• CiviCRM remot
• Invertir més al principi en un suport atractiu és menys costós que un projecte mal planificat que, amb el temps, necessitarà una refactorització.

Teniu poc temps? Reconsidereu si voleu que un soci de CiviCRM llegeixi la vostra ment sobre el que voleu. Això només és una recepta per a la decepció. La vostra participació és necessària en les etapes de descobriment, recopilació de requisits i retroalimentació. Bàsicament, des del principi i al final del projecte per a les proves. No haureu d’intervenir durant la creació. Després, hi haurà una fase de transició per capacitar-vos i posar-vos al capdavant de l’administració del sistema des del navegador.

Una variant per a suport a llarg termini: Implementació de CiviCRM SaaS

Molt semblant a la implementació dirigida per socis, en aquest mode el sistema serà administrat per un proveïdor de SaaS com Civi-Go. Tindreu accés per fer canvis des del navegador, però els aspectes tècnics d’allotjament, administració del sistema i instal·lació d’extensions de CiviCRM seran responsabilitat del proveïdor de SaaS de CiviCRM. El benefici és que podeu concentrar-vos en la vostra missió principal i reduir els costos interns. El risc és baix; teniu un abast definit del que podeu fer i la resta es gestiona professionalment. Bàsicament, potenciar la vostra organització amb CiviCRM SaaS és la forma senzilla d’aprofitar el poder de CiviCRM, sense les despeses generals. I quan necessiteu ajuda, tindreu un equip de suport de CiviCRM especialitzat i dedicat per ajudar-vos a assolir els vostres objectius