El lock-in no siempre se ve… hasta que ya es demasiado tarde.
Muchas organizaciones descubren que están atrapadas cuando ya llevan años en un CRM. Los síntomas aparecen poco a poco: facturas que crecen, exportaciones imposibles, dependencias técnicas insalvables. La buena noticia es que se puede detectar antes.
Señales de alerta de vendor lock-in
- Exportar datos es complicado o limitado. Si sólo puedes obtener reportes PDF o datos parciales, es señal de alerta. Antes de cerrar un contrato, pide que te muestren cómo es la exportación de datos y qué requerimientos técnicos se necesitan.
- Formatos propietarios. Los datos no salen en CSV, SQL o formatos estándar, sino en archivos que solo su sistema interpreta.
- APIs cerradas o incompletas. No hay forma sencilla de conectar con otras plataformas sin pagar extras. Pide que te especificaciones técnicas y precios para que puedas prever el coste de una posible migración.
- Costes ocultos. Integraciones, usuarios extra, soporte “premium”… todo suma y encarece la operación. Cada sistema tiene su modelo de monetización, no siempre se trata de una trampa. Entender qué funcionalidades cuestan extra puede ser complicado. Por eso, te recomendamos que preguntes los costes de las actividades relacionadas con la importación, actualización, exportación masiva de datos.
- Dependencia de un proveedor único. Si solo ellos pueden actualizar, reparar o migrar, estás atrapado. Está muy bien delegar. Está bien no tener equipo técnico en casa. Siempre y cuando sea por estrategia. Asegúrate que tienes claro qué acciones están capadas para una persona externa (sea técnica o no).
Cómo evitarlo desde el inicio
- Elige software libre y open source. Plataformas como CiviCRM permiten auditar el código, acceder a los datos y no depender de un solo actor.
- Exige interoperabilidad. Verifica si la herramienta usa APIs abiertas y estándares reconocidos.
- Pregunta por la salida. Antes de contratar, consulta: ¿cómo puedo llevarme mis datos si decido dejar este sistema?
- Diseña con libertad. Tu estrategia tecnológica debe contemplar la migración como un derecho, no como una pesadilla.
Comparativa práctica de algunos sistemas:
CRM | Nivel de lock-in | Advertencia clave |
Salesforce / Dynamics | Alto. Ecosistemas cerrados | Costes de licencia y exportación limitada |
HubSpot | Alto. Modelo freemium | Lo gratuito deja de serlo al crecer |
Otros “gratis” | Moderado. Datos limitados | Migrar es casi imposible sin pérdida |
iXiam + CiviCRM | Mínimo. Open Source | Datos abiertos, migración clara y sencilla |
Nuestra visión en iXiam
No creemos en encierros digitales. Nuestro modelo con CiviCRM pone en el centro la libertad de la organización: tus datos son tuyos, siempre accesibles, siempre migrables. Un CRM que te encierra no es una herramienta, es un obstáculo.
Por lo tanto, el vendor lock-in se puede evitar. Solo necesitas mirar más allá de las promesas iniciales y exigir transparencia en la portabilidad de datos.
En iXiam dejamos la puerta abierta en proyectos de CIVICRM, Civi-Go y Drupal.
Escribinos si te interesa.
