Una demo de CRM puede enseñar muchas funcionalidades y, aun así, no ayudarte a saber si el sistema encaja con tu organización.
Para una ONG, fundación o asociación, lo importante no es recorrer todas las pantallas. La demo debería permitir comprobar cómo se organizarían los datos, qué procesos podrían simplificarse y qué necesitaría el equipo para trabajar con el sistema.
Una demostración útil responde a una pregunta sencilla: ¿cómo cambiaría nuestro trabajo cotidiano con este CRM?
Prepara situaciones reales antes de la demo
Antes de probar el sistema, identifica dos o tres procesos que quieras revisar.
No es necesario preparar un documento técnico. Basta con describir situaciones habituales que hoy generan trabajo manual, errores o falta de información.
Por ejemplo:
- una nueva persona socia completa un formulario;
- se registra una donación;
- alguien se inscribe en un evento;
- el equipo necesita preparar un segmento para una comunicación;
- dirección solicita un informe para una memoria.
Estas situaciones permiten evaluar mejor el CRM que una lista genérica de funcionalidades.
También ayudan a centrar la conversación. En lugar de preguntar si el sistema “hace reporting” o “gestiona contactos”, puedes comprobar si responde a una necesidad concreta de tu organización.
Pide que te muestren un proceso completo
Una demo no debería limitarse a abrir menús.
Pide que te muestren qué ocurre desde que una persona facilita sus datos hasta que el equipo puede utilizarlos. Esto permite entender cómo se conectan formularios, contactos, actividades, pagos, comunicaciones y seguimientos.
Imagina, por ejemplo, el alta de una nueva persona socia. La demostración debería permitir ver cómo se registra su información, cómo se evita crear un duplicado, cómo se asocia una cuota y cómo queda disponible para futuras comunicaciones o informes.
Lo importante no es que cada paso exista de forma aislada. Es comprobar si juntos forman un circuito claro y sostenible.
Una buena demo debería permitir responder:
¿Qué sucede desde que recibimos un dato hasta que el equipo puede actuar con él?
Comprueba si los datos se convierten en información útil
Un CRM no debería funcionar únicamente como un lugar donde guardar contactos.
Su valor aparece cuando permite encontrar la información, segmentarla y utilizarla para tomar decisiones o realizar seguimientos.
Durante la demo, pide crear una búsqueda o un segmento similar a los que necesitaría tu equipo. Por ejemplo, personas que han donado durante un periodo, socios con una cuota pendiente, voluntariado de una zona o participantes en una actividad.
También conviene plantear una pregunta real de reporting:
- ¿Cuántas personas han renovado su membresía?
- ¿Qué aportaciones hemos recibido?
- ¿Qué contactos requieren seguimiento?
- ¿Qué datos necesitamos para una memoria?
Esto ayuda a comprobar si la información puede consultarse directamente o si seguirá siendo necesario reconstruirla en hojas de cálculo.
El reporting no empieza en el informe. Empieza en la forma en que la organización recoge, relaciona y mantiene sus datos.
Diferencia entre lo que existe y lo que debe configurarse
Una demo suele mostrar el sistema en su mejor versión. Por eso es importante preguntar qué parte está disponible desde el principio y qué parte necesita trabajo adicional.
Un CRM puede ofrecer muchas posibilidades, pero cada organización tiene sus propios formularios, criterios, roles, permisos y procesos.
Durante la demostración debería quedar claro:
- qué forma parte del sistema;
- qué puede configurarse;
- qué requiere una integración;
- qué necesitaría un desarrollo específico;
- qué decisiones debe tomar previamente la organización.
Esta distinción evita confundir una posibilidad técnica con una solución lista para utilizar.
También ayuda a definir una primera fase realista. No siempre es necesario poner en marcha todos los procesos al mismo tiempo. En muchos casos resulta más útil comenzar con una base sólida, probarla con el equipo y ampliar el sistema progresivamente.
Pregunta por la puesta en marcha y el acompañamiento
La demo muestra el CRM. La implantación determina si será útil.
Antes de decidir, pregunta cómo se pasaría de la demostración a un sistema operativo. Una puesta en marcha puede incluir revisión de procesos, limpieza y migración de datos, configuración, pruebas, formación e integraciones.
También conviene aclarar:
- quién se encargará del mantenimiento;
- cómo se gestionarán las actualizaciones;
- qué soporte tendrá el equipo;
- cómo se administrarán los permisos;
- dónde se alojarán los datos;
- cómo podrán exportarse o recuperarse.
Estas cuestiones son especialmente importantes cuando el CRM contiene información personal, económica y relacional.
La organización debería conservar control sobre sus datos y comprender cómo se protege la información. También debería saber qué responsabilidades asume el proveedor y cuáles corresponden al equipo interno.
En iXiam trabajamos con tecnología abierta y acompañamos tanto la parte funcional como la técnica. El objetivo no es únicamente poner el software en funcionamiento, sino construir un sistema que el equipo pueda utilizar y mantener con seguridad.
Cómo saber si una demo ha sido útil
Al terminar la demostración, deberías poder explicar con claridad:
- qué proceso resolvería primero el CRM;
- cómo se organizarían los datos;
- qué trabajo manual podría reducirse;
- qué parte necesita configuración;
- qué implicaría la puesta en marcha;
- qué acompañamiento necesitaría el equipo.
Si únicamente recuerdas una lista de funcionalidades, probablemente todavía no hayas podido evaluar la solución.
Una buena demo no intenta enseñarlo todo. Te ayuda a comprobar si el CRM puede adaptarse a la realidad de tu organización y convertirse en una herramienta de trabajo fiable.
Prueba CiviCRM con la demo de Civi-Go
CiviCRM es un CRM de código abierto creado para organizaciones no lucrativas. Permite gestionar contactos, donaciones, membresías, actividades, eventos y comunicaciones dentro de un mismo sistema.
Civi-Go es el servicio gestionado de CiviCRM de iXiam. Incluye la infraestructura y el acompañamiento necesarios para que las organizaciones puedan utilizar el sistema sin asumir por su cuenta toda la complejidad técnica.
La demo de Civi-Go permite explorar el CRM y aplicar las preguntas de este artículo a situaciones reales de tu organización.
Accede a la demo de Civi-Go y comprueba cómo podrían organizarse tus datos y procesos.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor una demo libre o una sesión guiada?
Una demo libre permite explorar el sistema con autonomía. Una sesión guiada ayuda a relacionar las funcionalidades con los procesos concretos de la organización y resolver dudas sobre configuración, implantación e integraciones.
¿Quién debería participar en la demo?
Conviene incluir a personas que conozcan los procesos cotidianos, además de quienes toman la decisión. Según el proyecto, pueden participar perfiles de fundraising, comunicación, administración, programas, voluntariado o tecnología.
