SearchKit en CiviCRM: convierte tus datos en búsquedas que el equipo realmente puede usar
Tener muchos datos en el CRM no significa necesariamente poder utilizarlos bien.
Una organización puede registrar durante años información sobre socios, donantes, actividades, eventos o contribuciones y, aun así, encontrarse con dificultades cuando alguien pregunta: “¿Podemos obtener una lista de las personas que cumplen estas condiciones?”.
Ahí es donde entra SearchKit, la herramienta de CiviCRM para construir búsquedas y presentar sus resultados de diferentes maneras.
Su valor no está simplemente en poder hacer consultas más complejas. Está en conseguir que la información almacenada en el CRM sea más accesible y útil para las personas que trabajan con ella.
¿Qué es SearchKit en CiviCRM?
SearchKit es el constructor de búsquedas de CiviCRM. Permite consultar diferentes tipos de información del CRM, aplicar condiciones, relacionar datos y decidir cómo mostrar los resultados.
Podemos partir, por ejemplo, de contactos, contribuciones, membresías, actividades, eventos o participantes. A partir de ahí se pueden añadir criterios para responder a preguntas concretas de la organización.
CiviCRM permite además guardar estas búsquedas y crear diferentes formas de presentar sus resultados. Esos resultados pueden ponerse a disposición de otros perfiles del equipo, por ejemplo desde el menú o el panel principal de CiviCRM.
Esto cambia bastante el enfoque.
No todas las personas necesitan aprender a construir una búsqueda compleja. En muchos casos, alguien puede prepararla correctamente una vez para que después el resto del equipo consulte o filtre la información que necesita.
De “tenemos los datos” a “podemos responder una pregunta”
Imaginemos que fundraising necesita identificar personas que han realizado una aportación durante un periodo determinado.
O que el equipo de membresías quiere localizar socios con unas determinadas características.
O que el área de eventos necesita consultar participantes y trabajar con determinados criterios.
Los datos probablemente ya estén en CiviCRM. El reto consiste en relacionarlos y mostrarlos de una forma que permita trabajar con ellos.
SearchKit permite construir consultas partiendo de una entidad —como contactos, contribuciones, membresías o participantes— y añadir la información relacionada necesaria.
La diferencia puede parecer técnica, pero el resultado es muy operativo: menos tiempo buscando información o reconstruyéndola fuera del CRM y más facilidad para utilizar los datos que ya tenemos.
Una búsqueda útil debería poder reutilizarse
Una de las ventajas de SearchKit es que una búsqueda no tiene por qué construirse desde cero cada vez que alguien necesita la misma información.
Las consultas pueden guardarse y disponer de diferentes presentaciones. SearchKit también permite incorporar filtros que las personas usuarias pueden modificar sin tener que reconstruir la búsqueda original.
Esto permite separar dos necesidades diferentes.
Una persona con mayor conocimiento de CiviCRM puede definir correctamente qué información se consulta y cómo se relaciona. Después, otras personas del equipo pueden trabajar con una vista preparada para su necesidad concreta.
Por ejemplo, en lugar de explicar cada mes cómo obtener determinada información, se puede preparar una búsqueda que permita seleccionar el periodo correspondiente y consultar los resultados.
El objetivo no es que todo el equipo se convierta en especialista en SearchKit.
Es que cada persona pueda acceder a la información que necesita de una forma comprensible.
También importa cómo mostramos los resultados
Encontrar los datos es solo una parte del problema.
Una búsqueda puede devolver exactamente la información correcta y seguir siendo poco práctica si presenta demasiadas columnas, utiliza nombres difíciles de interpretar o mezcla información que distintos perfiles no necesitan.
SearchKit permite crear diferentes displays o formas de presentar una búsqueda guardada. Una misma consulta puede, por tanto, tener distintas maneras de mostrar sus resultados.
Esto resulta especialmente útil cuando varios equipos necesitan trabajar con información relacionada, pero no de la misma manera.
Fundraising puede necesitar determinados campos. Administración, otros. Dirección quizá solo necesite una visión concreta para seguimiento.
Diseñar bien estas vistas ayuda a evitar otra situación habitual: exportar constantemente información a hojas de cálculo simplemente para eliminar columnas, reorganizar datos o hacerlos más comprensibles.
SearchKit no sustituye a una buena estructura de datos
SearchKit puede hacer consultas muy potentes, pero no puede solucionar por sí solo una base de datos mal organizada.
Si diferentes equipos registran la misma información de formas distintas, faltan campos importantes o existen criterios inconsistentes, la búsqueda reflejará esos problemas.
Por eso, antes de construir consultas cada vez más sofisticadas, conviene hacerse algunas preguntas:
¿Qué queremos saber? ¿Dónde se registra esa información? ¿Se utiliza siempre el mismo criterio? ¿Quién necesita consultar el resultado? ¿Qué hará después con él?
Esta parte es menos visible que construir una búsqueda, pero suele ser más importante.
Una buena búsqueda empieza con una buena pregunta y unos datos suficientemente fiables para responderla.
SearchKit como herramienta de trabajo, no solo de administración
SearchKit puede parecer inicialmente una herramienta para perfiles avanzados. Y, de hecho, la propia documentación de CiviCRM señala que las personas no técnicas pueden necesitar formación para construir consultas complejas.
Pero eso no significa que su utilidad quede limitada al equipo técnico.
Bien configurado, puede ocurrir precisamente lo contrario: permite preparar búsquedas y vistas para que fundraising, administración, membresías, eventos u otros equipos accedan de forma más sencilla a la información que necesitan.
En iXiam trabajamos este tipo de configuración partiendo de las preguntas reales de cada organización: qué información necesita el equipo, cómo está registrada y cuál es la forma más útil de presentarla.
Porque aprovechar mejor CiviCRM no significa utilizar todas sus posibilidades.
Significa conseguir que los datos que la organización ya tiene ayuden a trabajar y decidir mejor.
¿Hay información en tu CiviCRM que sabes que existe, pero cuesta encontrar o utilizar? Podemos ayudarte a convertir esas necesidades en búsquedas y vistas útiles para tu equipo completando este formulario.
