Registrar, ordenar y simplificar la gestión vinculada a la relación con los clientes desde un mismo software. Como ya sabes, para todo esto y mucho más, sirve un CRM. Pero no todos son iguales. Hoy en iXiam queremos presentarte CiviCRM, una solución que ofrece innumerables ventajas y facilita el trabajo de las organizaciones, especialmente las del Tercer Sector. ¿Quieres conocerlo? Acompáñanos.
¿Qué es CiviCRM?
La mayor parte de los CRM están orientados a la relación con los clientes, al marketing y a las ventas. CiviCRM no descuida estos aspectos, si bien los adapta a las particularidades del Tercer Sector. Es decir, la gestión de los contactos es esencial, pero teniendo en cuenta que se trata de contribuyentes, donantes o voluntarios, entre otros perfiles.
Vayamos por partes. Lo primero que debes saber es que, para poder trabajar con él, es necesario vincularlo a un CMS, que bien puede ser WordPress, Drupal o Joomla. Su uso exige también contar con un servidor que soporte las demandas de un software tan completo.
Y una vez puestos sobre la mesa los requisitos, repasemos brevemente las funciones que permite activar CiviCRM.
Como no podía ser de otro modo, debemos empezar por un punto clave de este tipo de softwares: la gestión de contactos. CiviCRM registra todas las actividades de los usuarios, ya sea la recepción de un mail, de una llamada telefónica, hacer una contribución a la ONG… Lo que sea.
Toda la información vinculada con la organización queda registrada en el CRM y te permite volver a ella e interactuar conforme lo necesites. Hasta aquí observarás que te hemos señalado funciones similares a las de otros softwares con características parecidas.
Sin embargo, los cambios se empiezan a percibir cuando nos adentramos en el apartado destinado a los pagos, que CiviCRM denomina Contribuciones. Estamos hablando del Tercer Sector, así que estos pagos pueden ser donaciones, contribuciones periódicas o pagos eventuales o recurrentes. Todos ellos se vincularán con el sistema por el que se ejecuta la transacción económica de modo que también queda registrado si esta se realiza por transferencia, Pay-Pal, Bizum…
Por otro lado, la manera en que se incentivan las contribuciones se recoge en el apartado Campañas. Estas estarán vinculadas a las diferentes acciones que se llevan a cabo con el potencial contribuyente, ya sea mediante mailing, encuestas o peticiones directas, entre otras.
No conviene olvidar que este CRM también funciona como una plataforma de marketing online. Posibilita también gestionar los eventos, una parte fundamental para cualquier ONG, e integrar datos sobre los asistentes a los mismos.
Finalmente, el sistema realiza informes sobre los diferentes aspectos vinculados a la organización. Al ser un sistema de código abierto facilita, además, la generación de extensiones que optimicen el desarrollo de una función determinada.
Conoce las aplicaciones que incluye CiviCRM
En función de las necesidades de la organización, CiviCRM cuenta con diferentes aplicaciones que aportan modelos específicos de vinculación con los contactos. Te presentamos los principales.
CiviContribute. El componente perfecto para controlar y administrar las contribuciones a la organización.
CiviEvent. Centrado en los eventos, facilita la creación de páginas webs de los mismos y hacer un seguimiento de cada uno de los participantes.
CiviReport. El aliado ideal para elaborar los informes que te permitirán ver, en un golpe de vista, los resultados de tus acciones.
CiviMember. Destinado a todos los procesos de la gestión de los miembros que forman parte de la organización.
CiviCase. Controla y organiza los diferentes casos y presenta informes que pueden ser configurados.
CiviCampaign. Destinado al control y valoración de las acciones que forman parte de las campañas y los resultados de las mismas a partir de las interacciones.
CiviGrant. En este caso se centra en aquellas organizaciones que ofrecen fondos a otras entidades.
¿Qué ventajas tiene CiviCRM para una organización del Tercer Sector?
Como ves, las funciones que incluye CiviCRM abarcan prácticamente toda la organización. Centralizar las informaciones de un entorno complejo aporta considerables ventajas que, de una forma global, permiten la simplificación de los procesos, la ordenación de los datos y el consiguiente aumento de la productividad. Veamos algunos de estos beneficios de forma más detallada.
Mejora constante gracias a la participación de los usuarios. El hecho de ser un software de código abierto permite que cualquier persona con conocimientos pueda generar extensiones que benefician a toda la comunidad.
Movilidad. Podrás acceder a toda la información desde cualquier lugar y en el momento en que lo necesites. No necesitas estar en una oficina o en tu vivienda habitual para usarlo, ya que podrás instalarlo en tu smartphone, en tu ordenador o en tu Tablet y llevarlo contigo allá donde vayas.
Uso sencillo. Cuenta con una interfaz intuitiva. En cuanto hayas trabajado unas cuantas veces con él, el proceso será coser y cantar.
Implica un importante ahorro. Si tuvieras que realizar todas las gestiones que permite de manera independiente, tu organización se vería obligada a hacer un desembolso mucho mayor. CiviCRM es un asistente eficiente y riguroso que facilita controlar los gastos, algo esencial en el Tercer Sector.
Garantía de fiabilidad. La tecnología ayuda a impedir errores humanos habituales al introducir datos o realizar tareas repetitivas. La automatización de los procesos permite que dichas tareas se realicen sin fallo alguno.
Funciones que simplifican la gestión de contactos. CiviCRM cuenta con una función que posibilita relacionar dos contactos que tienen un vínculo familiar entre sí y colaboran con la organización. Además, detecta si existen registros duplicados.
La función de las entidades del Tercer Sector es mejorar la sociedad y apoyar a los colectivos que más lo necesitan. Compartiendo esos valores, CiviCRM se erige en su mejor aliado. Hemos escuchado una y mil veces que el gran motor del cambio es la tecnología. Con este software, tenemos en nuestra mano una solución que simplifica los procesos de una forma colaborativa, íntegra y productiva. Es decir, un motor que estimula un progreso apoyado en la solidaridad
