¿Estás convencido con los beneficios que te contamos en la anterior publicación? Te aseguramos que la integración de WhatsApp con CiviCRM es el futuro de la interacción con organizaciones sin fines de lucro. Pero ¿cómo lograrlo? Como desarrolladores de la extensión Whatsapp Business de CiviCRM y socios de CiviCRM desde hace mucho tiempo, hemos guiado a innumerables organizaciones sin fines de lucro en este proceso.
Esta guía práctica te guiará a través de los pasos esenciales para integrar exitosamente WhatsApp con tu CiviCRM, enfocándose en la implementación práctica y los mejores consejos para garantizar que su alcance sea efectivo y compatible.
Antes de comenzar: Lista de verificación previa a la integración de la organización sin fines de lucro
Define tus objetivos: ¿Qué quieres lograr con WhatsApp? (por ejemplo, mejor retención de donantes, coordinación más rápida de voluntarios, comunicación de crisis inmediata).
Asignar recursos: ¿Quién en tu equipo se encargará de esto? ¿Dispones de presupuesto para el proveedor de la API de WhatsApp Business y los posibles servicios de integración?
Revise sus datos: asegúrese de que sus datos de CiviCRM estén limpios y tengan números de teléfono precisos.
El proceso de integración paso a paso de Whatsapp con CiviCRM:
A continuación te explicamos cómo conectar la extensión de WhatsApp con tu CiviCRM, aprovechando tus datos existentes y nuestra experiencia:
Paso 1: Obtenga acceso a la API de WhatsApp Business
Qué es: Esta es la plataforma oficial para que las empresas (incluidas las organizaciones sin fines de lucro) se comuniquen a gran escala en WhatsApp. Es diferente de la app personal de WhatsApp y de la app gratuita de WhatsApp Business.
Tu acción: Asociate con un proveedor oficial de soluciones de WhatsApp Business (BSP). Algunos ejemplos son Twilio, MessageBird o plataformas especializadas como Civi-Go WhatsApp. Ellos se encargan de las complejidades técnicas de la conexión a WhatsApp.
Por qué ayuda CiviCRM: Mientras su BSP maneja la conexión, CiviCRM almacena los datos que enviará a través de él.
Paso 2: Instale y configure su extensión con WhatsApp de CiviCRM
Qué es: Esta es la pieza central que vincula las capacidades de CiviCRM con la API de WhatsApp Business.
Su acción: Instalar extensión de Whatsapp en su instancia de CiviCRM.
Por qué CiviCRM es útil: Como desarrolladores de CiviCRM con Whatsapp, lo hemos diseñado para que interactúe a la perfección con las funciones de gestión de contactos, registro de actividad e informes de CiviCRM. Aquí es donde realmente se logra la integración perfecta.
Consejo profesional: este paso generalmente implica la configuración de la clave API de su BSP en la configuración de Civi-Go Whatsapp.
Paso 3: Crucial: Implementar una gestión robusta del consentimiento en CiviCRM
Qué es: Obtener y rastrear minuciosamente el consentimiento explícito para comunicarse con los electores a través de WhatsApp. Esto es vital para la Ética y la Privacidad de los Datos, así como para el Cumplimiento y la Gobernanza Automatizados .
Tu acción:
Agregar un campo personalizado de «Consentimiento de WhatsApp»: cree un campo personalizado en CiviCRM (por ejemplo, «Suscripción a WhatsApp», casilla de verificación o campo de fecha) para cada contacto.
Actualice sus formularios: Integre este campo de consentimiento en todos los formularios relevantes del perfil de CiviCRM (formularios de donación, registro de eventos, registro de voluntarios) donde recopile números de teléfono. Indique claramente a qué se están adhiriendo.
Actualización de la política de privacidad: indique claramente en la política de privacidad de su organización sin fines de lucro cómo utiliza WhatsApp para comunicarse.
Contactos existentes: planifique una campaña de reactivación (por ejemplo, por correo electrónico o SMS tradicionales) para obtener la suscripción de su base de datos existente antes de enviar mensajes de WhatsApp.
Por qué ayuda CiviCRM: Los campos personalizados y los creadores de formularios de CiviCRM son perfectos para capturar y gestionar este consentimiento, lo que garantiza que mantenga un registro de auditoría completo para el cumplimiento.
Paso 4: Diseña tus flujos de comunicación de WhatsApp
De qué se trata: Planificar los tipos de mensajes que enviarás y las reglas de automatización.
Tu acción:
Mapa de recorridos: identifique los recorridos de los constituyentes clave (por ejemplo, bienvenida a nuevos donantes, incorporación de voluntarios, recordatorios de eventos).
Plantillas de borrador: Crea plantillas de mensajes reutilizables de WhatsApp (p. ej., «¡Gracias por tu donación! Aquí tienes un video breve sobre nuestro impacto: [enlace]»). Recuerda que WhatsApp tiene reglas específicas para la aprobación de plantillas.
Automatice en CiviCRM: utilice los grupos inteligentes de CiviCRM para identificar audiencias objetivo y recordatorios programados u otras herramientas de automatización (a menudo configuradas a través de [nombre de su extensión] o plataformas de integración como Zapier/Pipedream) para activar mensajes en función de acciones o tiempo.
Por qué ayuda CiviCRM: Sus herramientas de segmentación y automatización son el cerebro detrás de las campañas específicas de WhatsApp.
Paso 5: ¡Prueba, lanza y repite!
De qué se trata: Pilotar su integración y perfeccionar su estrategia en función del rendimiento.
Tu acción:
Pruebas internas: envíe mensajes de prueba a su equipo.
Grupo piloto: comience con un segmento pequeño de su audiencia.
Supervisar el rendimiento: realice un seguimiento de las tasas de apertura, las tasas de respuesta y la participación dentro de los registros de actividad de CiviCRM.
Ajustar: refine sus mensajes y automatización según lo que funcione mejor.
Por qué ayuda CiviCRM: Todas las interacciones de WhatsApp registradas en CiviCRM proporcionan los datos que necesita para analizar la eficacia y optimizar su enfoque para lograr un compromiso sostenido con los donantes .
Implementar la integración de WhatsApp es un paso fundamental. Siguiendo estos pasos y aprovechando las sólidas capacidades de CiviCRM, su organización sin fines de lucro puede lograr conexiones personales verdaderamente impactantes en la era digital.
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