Tablas de Excel, envíos de correos por Gmail y por mailchimp… Cuando la Universidad Internacional de Catalunya (UIC) decidió confiar en iXiam para implementar CiviCRM tenía claro que quería modernizar, simplificar y agilizar su gestión de datos. Como lo señala María Dolores Ponce Tamayo, Responsable de Relaciones Corporativas y Dirección de Desarrollo Corporativo de la UIC, hasta la fecha ese proceso que realizaba su departamento era muy manual, no solo llevaba mucho tiempo, sino que podía implicar fácilmente la comisión de errores.
Descubre los objetivos alcanzados que no son otros que los puntos claves de su experiencia.
Objetivos conseguidos por la UIC al implementar CiviCRM
Simplificar la gestión de los datos
Para el departamento de Desarrollo Corporativo, la implementación de CiviCRM ha simplificado la recolección de los datos y su posterior gestión. Tenerlos centralizados en un solo y mismo sistema informatizado le permite realizar búsquedas rápidas, crear grupos de interés, etiquetarlos según las necesidades, etc. Además, esta solución tecnológica facilita la categorización de los contactos y el acceso a su información.
Agilizar la gestión de los datos
Al implementar CiviCRM, el departamento ha podido agrupar de forma automática la información de la universidad. Por lo que, no solo pueden agilizar la gestión general de los eventos, sino también reducir el trabajo manual y los procesos repetitivos que hacían hasta ahora.
Tener registrados a todos los contactos en el CRM evita la duplicidad de datos lo que conllevaba el envío de información repetida y la recepción del mismo email varias veces por parte del contacto, algo que daba muy mala imagen.
Modernizar la estructura
Para la UIC, el uso de CiviCRM ha actualizado también su manera de comunicarse con sus usuarios para dar una imagen más moderna de la institución.
“Por los comentarios que hemos recibido después de los envíos de los emails, los contactos han resaltado la novedad del tipo de comunicación (es un sistema novedoso en esta casa), la puntualidad, información precisa y un servicio personalizado, que es una combinación magnífica para que el contacto se lleve una buena imagen de la comunicación del evento y de la institución.”
– María Dolores Ponce, Dirección de Desarrollo Corporativo
Diferenciarse en la gestión de los eventos
CiviCRM ofrece la posibilidad de enviar un código QR a los asistentes de eventos para que puedan posteriormente registrarse de manera automática. Para la gestión de los eventos organizados por la universidad se trata de un punto diferenciador que remata esta “modernización”.
Realizar un reporte y un seguimiento efectivo
Tras la celebración de un evento, esta solución permite un análisis posterior ágil, no sólo de cara al asistente, sino de manera interna para la organización (por ejemplo, cambiando automáticamente el estado de registrado a atendido). Gracias a ello, el departamento de Desarrollo Corporativo puede enviar un email de agradecimiento de manera rápida y cerrar todo el balance posterior de manera automática.
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