CiviCRM para organizar eventos, congresos, asambleas o foros
La puesta en marcha de cualquier tipo de evento supone un desafío para las organizaciones. Más allá de los objetivos específicos, resulta determinante para la imagen de marca de la entidad. La interacción directa que genera entre los miembros de la propia organización y los asistentes funciona, asimismo, como un importante elemento humanizador para las corporaciones.
Todo esto es, si cabe, aún más relevante para las entidades del Tercer Sector, cuyo crecimiento depende en gran medida de la confianza que transmitan a donantes y colaboradores. La gestión de los contactos es básica para lograr el impacto esperado, mientras que celebrar un acto de forma ágil y eficaz es clave para despertar su interés. Hoy en día, la tecnología es la mejor forma de conseguirlo, especialmente el uso de un software especializado en gestión. ¿Quieres saber cómo contribuye un CRM en eventos, congresos, asambleas o foros? Te lo contamos a continuación.
Cómo ayuda un CRM para eventos a organizarlos
Las entidades sin ánimo de lucro pueden contar con CiviCRM, el software ideal para la planificación, la organización y la ejecución de eventos. Sobre todo, por su capacidad demostrada para recopilar datos, optimizar los procesos y, en definitiva, mejorar la gestión de todos los contactos. Pero, además, se trata de un CRM especializado en las organizaciones del Tercer Sector, ya que su diseño y las opciones que ofrece facilitan que el evento obtenga el resultado esperado.
La mejor forma de constatar los buenos resultados del uso de un CRM para eventos es observar el análisis de los ya concluidos. Por ejemplo, la reciente Barcelona Global General Assembly, celebrada el pasado mes de junio en la Ciudad Condal, resultó todo un éxito gracias, en parte, a la colaboración entre iXiam y CiviCRM. Entre otros procesos básicos para el desarrollo de la asamblea se ocuparon del streaming de la sesión y del sistema de votación. También en junio, la labor organizativa de iXiam y CiviCRM permitió que todo saliera a la perfección durante la celebración de la Comisión Intergubernamental de Oceanografía de la Unesco.
Además, este CRM es una de las mejores soluciones tanto para eventos híbridos como físicos. Proporciona diferentes recursos que resultan fundamentales para el desarrollo del evento, la organización previa y la gestión de ponentes y asistentes, incluidos los aspectos técnicos asociados.
Diseño de la página web del evento, congreso, asamblea o foro
Todos somos conscientes de la importancia de tener una página web intuitiva para captar a los asistentes de un evento. iXiam diseña webs específicas para los encuentros, adaptadas a cualquier dispositivo, que incluyen página de registro e integración de pasarelas de pago. Además, garantiza el mantenimiento del contenido antes, durante y después de la celebración del acto.
Asimismo, se ocupa de desarrollar aspectos técnicos de la página, claves para un funcionamiento optimizado. Entre ellos, destacan los registros, la gestión de ponentes, los sistemas de votación, las comunicaciones, las convocatorias o la generación de códigos QR.
Grabación previa del contenido
Especialmente en eventos con presentaciones simultáneas presenciales y digitales, es habitual grabar previamente estas últimas. En estos casos, el equipo de iXiam trabaja de manera remota en la grabación de las conferencias no presenciales y la edición posterior de los contenidos para una perfecta visualización durante la celebración del acto.
Por ejemplo, en primavera de 2022 fue seleccionado para un ambicioso proyecto con muy buenos resultados: la captura de contenido para el Congreso Heart Rhythm 2022, organizado en San Francisco por la asociación estadounidense Heart Rhythm Society (HRS).
Grabación y publicación de webcasts
Existe la posibilidad de recibir el material previamente grabado o de compartirlo in situ durante la celebración del congreso. Con él, se puede desarrollar un webcast interactivo en el que el audio y el vídeo del ponente se combinan de forma sincronizada con las diapositivas, lo que genera un dinamismo que facilita la atención y el interés de los asistentes. Además, el contenido final podrá incorporarse a cualquier página web para quien quiera consultarlo a posteriori.
Gestión de asistentes con CiviCRM
Ser capaz de recopilar todos los datos que se obtienen entre los asistentes y colaboradores en un evento es esencial para mantener una comunicación constante que ayude a incrementar los apoyos para la organización. Por tanto, un CRM para eventos resulta un magnífico aliado.
Sin embargo, la trascendencia de estas plataformas va mucho más allá. Permiten, entre otros, automatizar y mejorar la productividad en tareas básicas como la administración de los voluntarios, la gestión de los pagos, la impresión de credenciales o el envío de agradecimientos o certificados de participación.
Beneficios de utilizar un CRM para eventos
Sin duda, gestionar un evento es todo un reto, pero hacerlo con la ayuda de un CRM facilita mucho el trabajo, puesto que contribuye a obtener un buen resultado y alcanzar el propósito final: la satisfacción de los asistentes. Y no solo eso, ya que existen otros beneficios asociados:
Fidelización. Un CRM proporciona información valiosa de cualquier participante, lo que facilita estrechar el vínculo en las interacciones, conocer sus preferencias y atender de forma proactiva sus peticiones.
Comunicaciones personalizadas. Dicha recopilación de datos te permitirá enviar a cada contacto solo aquellas comunicaciones que realmente estén dentro de sus intereses y conocer cuáles son los canales que más posibilidades de impacto ofrecen (newsletters, redes sociales, llamadas telefónicas…).
Aumento de donaciones. La suma de estas interacciones personalizadas y la satisfacción de los asistentes a un evento bien organizado estimulará el incremento de donaciones y una participación activa en nuevos foros o encuentros.
Mayor productividad del equipo de trabajo. La automatización de gestiones repetitivas, que sin la ayuda de un CRM para eventos deberán realizar los voluntarios o el personal de la organización, aumenta la productividad del equipo, ya que puede dedicarse a tareas creativas y con un valor añadido.
Reconocimiento de marca. Un evento correctamente organizado expone a la entidad de forma positiva y suscita más posibilidades de que su trabajo se comparta por diferentes canales. Además, como la reputación aumenta, genera a medio plazo nuevos colaboradores y diferentes oportunidades.
¿Quieres que tu próximo evento sea todo un éxito? En iXiam podemos ayudarte. Rellena nuestro formulario de contacto y te informaremos sobre las soluciones más apropiadas para tu organización.
